Een uniek project binnen een unieke operatie
De eurokit als logistieke operatie

De eurovoorlichting heeft veel waardering ondervonden. Het evaluatierapport dat door Berenschot erover is gepresenteerd, laat zich lezen als een hagiografie. De bronzen Effie geeft ook aan dat er hier in de ogen van communicatiedeskundigen een aardige prestatie is neergezet. Omdat er zo weinig te kritiseren bleef, is er van verschillende kanten een vraagteken geplaatst bij de eurokit. Was dat nu niet ‘over the top’? Hoe het ook zij, voor de direct betrokkenen blijft het een unieke logistieke operatie. Waar menig afbreukrisico aan zat. Als de kleinste details niet goed geregeld zouden blijken te zijn, dan was de kans groot dat het chagrijn over de invoering van de euro – dat binnen de groep van journalistieke waarnemers volop aanwezig was – zich ook onder het publiek kon gaan verspreiden. Dat zou schadelijker zijn dan achteraf een verwijt als ‘over the top’.

“Het enige betwiste besluit dat ik heb genomen was de eurokit”, zegt inmiddels oud-minister Gerrit Zalm in een interview met DNB Magazine (4-2002). “Mijn ambtenaren en de Tweede Kamer waren hier tegen, voornamelijk vanwege de hoge kosten. Er zijn weinig zaken die je als minister echt op je eigen conto kan schrijven, maar de eurokit is er één. Achteraf is het een goed besluit gebleken en goed gegaan, dus daar ben ik wel tevreden over.”

De geschiedenis van de eurokit begint in het najaar van 1999. Tijdens een vergadering van de Europese ministers van Financiën wordt voorgesteld om burgers nog voor €-day in de gelegenheid te stellen te oefenen met de euromunten. Over de vorm wordt nog niet gesproken, maar het idee wordt omarmd. Na afloop van de bijeenkomst zegt Zalm dat hij overweegt iedereen een gratis setje munten ter beschikking te stellen. Op dat moment is de eurokit – in het spraakgebruik de Zalmkit – geboren.

Eind 1999 lijkt 1 januari 2002 nog ver weg. Maar wie enig benul heeft van logistiek weet dat voor een operatie waarin bijna alle Nederlandse ingezetenen dienen te worden bereikt, de tijd beperkt is. Een nog onbekend aantal miljoenen moet iets krijgen, waarvan alleen bekend is dat de acht verschillende euromunten erin moeten zijn verwerkt. Dat ‘iets’ moet wel worden gemaakt omgeven door de grootst mogelijke veiligheidsvoorzieningen. Wie zou daaraan kunnen voldoen? Hoe komt dat ‘iets’ bij de burgers? Wie is in staat daarin een rol te spelen?

De uitvoering leidt tot discussies op verschillende fronten. De logistieke aspecten van de invoering van de euro werden door De Nederlandsche Bank verzorgd. Ten behoeve daarvan was een Bureau Euro Omwisseling (BEO) ingesteld. BEO zou ook de kit voor zijn rekening nemen. Onder regie van het ministerie van Financiën. Om BEO functioneerde een klankbordgroep, waarin vertegenwoordigers zaten van allerlei organisaties die op enigerlei wijze bij de euro-invoering betrokken waren. Dat college was niet echt enthousiast over de eurokit. Het idee van een setje munten sprak wel aan, maar dan één dat voor 25 gulden zou kunnen worden gekocht. Een dergelijk setje zou een rol kunnen spelen in het distributieproces. Mensen zouden dan voor 1 januari 2002 al de beschikking kunnen hebben over wat munten. Het afrekenen zou dan wat gemakkelijker kunnen verlopen, omdat ze dan wat pasmunt zouden hebben. Elders in Europa bestonden vergelijkbare denkbeelden. De gratis te vertrekken eurokit werd als een bedreiging gezien voor het ‘consumentensetje’. Het kostte wat overtuigingskracht om het onderscheid tussen de functie van het éne setje tegenover het andere te duiden.

Intussen moest er ook instemming van de kant van het kabinet worden verworven. Daarbij deed zich de kritische belangstelling van de Tweede Kamer gevoelen. Het belangrijkste aandachtspunt daarbij werd gevormd door de kosten. Iedereen kon begrijpen wat de nominale waarde zou zijn van de eurokit. De waarde van de acht muntjes bij elkaar geteld kwam neer op €3,88 (=ƒ8,55). Maar hoe duur zou de verpakking zijn, de distributie? En hoeveel miljoen burgers zouden er voor in aanmerking komen?

Aanvankelijk bestond het idee dat alle burgers van boven de basisschoolleeftijd een eurokitje zouden moeten krijgen. De voorzitter van de Consumentenbond bepleitte in het Nationaal Forum voor de introductie van de Euro – het adviesorgaan waarin 15 maatschappelijke organisaties waren vertegenwoordigd – echter dat iedereen die kan lezen en schrijven ervoor in aanmerking moest komen. Dat vond iedereen wel sympathiek. En zo werd besloten alle ingezetenen van 6 jaar en ouder een eurokitje te geven.

Een volgend punt was de wijze van distributie. In de discussie werd gesproken over een haal- en een brengvariant. Door BEO-DNB werden de kosten van beide varianten berekend. Bij ‘halen’ zouden de burgers eerst een afhaalcoupon moeten krijgen, waarmee ze dan bij een nader te bepalen distributiepunt het eurokitje zouden kunnen krijgen. Bij ‘brengen’ zou het rechtstreeks door - bijvoorbeeld - de postbode worden bezorgd. Het ministerie van Financiën had aanvankelijk een voorkeur voor de laatste variant. Hoewel die ongeveer €9mln duurder was. De bewerkelijkheid en de risico’s van de brengvariant werden namelijk lager geschat. Kabinet en Tweede Kamer kozen echter voor de ‘goedkope’ haalvariant.

Op weer een ander front werd tegelijkertijd nagedacht over de vormgeving van het eurokitje. Omdat in de schermutselingen met de Tweede Kamer plagend werd gesproken over ‘het zakje van Zalm’ waren die voorstellen kansloos, waarbij de muntjes in een zakje zouden worden gedaan. Ook kansloos waren de producenten die de omvang van de bestelling niet aan konden. Of die niet in staat zouden blijken aan de veiligheidsnormen te voldoen. De munten mochten namelijk tijdens het verpakken het Opslag- en Distributiecentrum (ODC) in Lelystad niet verlaten. Uiteindelijk werd gekozen voor het voorstel van het Rotterdamse bureau Via, dat naast Publicis, een belangrijk deel van de eurovoorlichtingscampagne vorm heeft gegeven. De productie werd gegund aan Budelpack, dat ook de verpakking van de ‘consumentensetjes’ en de ‘vuurwerkpakketten’ met gerolleerde euromunten aandurfde.

Ongeveer een jaar na de lancering van het idee was de instemming van de Tweede Kamer een feit, was het ontwerp klaar en kon Budelpack aan het verpakkingsproces beginnen. In totaal zou men daar zo’n negen maanden mee bezig zijn. De aandacht kon zich vervolgens richten op het zoeken van distributeurs. Op het ontwerp van de afhaalcoupon en op de voorlichtingsbrochure die daarbij gevoegd zou worden.

Het vinden van voldoende distributeurs van de eurokit was geen sinecure. Iedereen dacht dat de postkantoren toch de meest voor de hand liggende kandidaat zouden zijn. Maar die vreesden de toeloop – in de drukke Kersttijd -  niet aan te kunnen. Daartegenover stond dat andere bedrijven ook wel een gooi wilden doen naar de distributie van de eurokit. Die zagen er een mooie aanleiding in om de loop naar hun winkels te bevorderen. Na enig onderhandelen met tal van kandidaten werden uiteindelijk alle grote banken en Shell, Hema en Combifoto bereid gevonden de eurokit te verspreiden. De eurokit kon daardoor op 5700 plaatsen worden afgehaald. Met de betrokken bedrijven werden daartoe gedetailleerde afspraken gemaakt over uitgifte, controle, wijze van teruggeven van ingenomen afhaalcoupons en teruggave van overgebleven eurokits.

De selectie van de producent van de afhaalcoupon en de informatiebrochure werd een afvalproces. Menig drukker zag zich gedwongen vanwege de specifieke eisen zich terug te trekken. De afhaalcoupon – de term waardebon mocht niet worden gebruikt, omdat anders de portokosten hoger zouden uitvallen - moest aan bepaalde veiligheidseisen voldoen. Niet iedere drukker was daartoe in staat. Bovendien werd er maar weinig tijd gegund om de afhaalcoupons van naam en adres te voorzien. Hoe langer voor de datum van verzending, des te groter immers het aantal wijzigingen in het bestand. De afhaalcoupon moest op een bepaalde wijze worden samengevoegd met een informatiebrochure. Maar die brochure moest zo actueel mogelijk zijn. Het couverteren kon daardoor niet zo vroeg beginnen. Bovendien, zo werd tussentijds besloten, moeten er eigenlijk 2 brochures komen. Eén voor de leerlingen van de basisschool – de 6- tot en met 12-jarigen – en één voor de overige ingezetenen. Uiteindelijk komt – het is dan voorjaar 2001 - de Duitse drukker GHP in Bamberg als beste uit de openbare aanbesteding. Die kon alle werkzaamheden in één run op één plaats verrichten. Bovendien wist dit bedrijf nog enkele bijzonderheden in de offerte te verwerken. Alle mailings zouden aan het eind van de productielijn worden gecontroleerd met behulp van een tweedimensionale barcode. Daarmee kon worden vastgesteld of er wellicht enveloppen waren uitgevallen, waarna die alsnog konden worden aangemaakt. En ander ‘extra’ was dat GHP alle enveloppen overeenkomstig de loop van de postbodes kon aanleveren. Het heeft ertoe bijgedragen dat PTT Post zijn gigantische klus in twee dagen kon klaren.

Maar met het gunnen van het werk aan een Duits bedrijf kwam wel weer een nieuw probleem op. De adresgegevens moesten over de grens worden gebracht. Dat vergde een nog zorgvuldiger beveiliging van de gegevens.

Vervolgens kon aan de finetuning worden begonnen. Wat moest er eigenlijk in de begeleidende brochures? Bij het zoeken van een drukker was gebruikt gemaakt van dummies. Ook hier tekende Via voor de vormgeving. Daarbij was wel het aantal pagina’s bepaald. Maar de inhoud nog niet. Binnen het ministerie van Financiën werd daaraan hard gewerkt. Dat betekende veelvuldig overleg met de organisaties die in het Nationaal Forum voor de introductie waren vertegenwoordigd. Dat was geen sinecure, omdat er tussen enkele van hen nogal wat irritaties bestonden over het gewenste betalingsgedrag rondom 1 januari 2002. Bovendien moesten in de brochures afbeeldingen van de eurobiljetten worden opgenomen, die pas begin juli 2001 werden vrijgegeven.

Intussen moest nog even precies worden vastgesteld wie in aanmerking zouden komen voor een eurokit. Wie werden als 6-jarigen beschouwd? Wat gold als beslissende datum? Vastgesteld wordt dat ieder die vóór 1 januari 1996 was geboren een eurokit zou krijgen. Maar wie zou nu de jeugdbrochure moeten krijgen? Ook hier moest een knoop worden doorgehakt: degenen die na 1 oktober 1989 waren geboren. De mensen die voor die datum waren geboren zouden waarschijnlijk het basisonderwijs al achter zich hebben gelaten. De Belastingdienst nam de verzorging van deze wensen excellent voor zijn rekening.

Er waren nog meer zaken die tot een verfijnde afstemming dwongen. Hoe om te gaan met de mensen die zouden verhuizen tussen half oktober – het moment waarop het uitdraaien van de adressen zou beginnen – en begin december, het moment van verzending? Hoe om te gaan met asielzoekers, die niet in de Gemeenschappelijke Basisadministratie (GBA) staan? Of met buitenlandse diplomaten in Nederland? En met Nederlandse diplomaten in het buitenland?

Uiteindelijk zijn er 14.971.103 afhaalcoupons met brochures verzonden. Van degenen die uiteindelijk niet rechtstreeks een coupon  kregen toegestuurd, kregen 26.802 mensen een nieuwe coupon toegestuurd en 5.955 mensen de eurokit rechtstreeks toegestuurd. Na 1 januari werd uit coulance nog aan 20.944 mensen een kit verstrekt, omdat zij niet eerder in de gelegenheid waren gesteld hun afhaalcoupon te gelde te maken.

De meeste van deze mensen hadden zich gemeld bij het callcentre dat voor vragen over de eurokit was ingesteld. Dit callcentre was een samenwerkingsverband van de eurolijn (postbus 51) en het Tilburgse HCN. Daarnaast konden vragen en opmerkingen via de eurosite worden doorgegeven. Het vaststellen van de capaciteit van dit callcentre was een verhaal op zich. Hoeveel mensen zouden gaan bellen? Uiteindelijk werd die capaciteit bepaald op de topdrukte die bij de Belastingtelefoon bestaat in de aangifteperiode: 700.000 contacten. Die capaciteit hoefde niet te worden aangesproken. Wie de getallen van de rechthebbenden plaatst tegenover de aantallen waarin een nadere inspanning nodig was, begrijpt waarom. Bijna 15 miljoen rechthebbenden zijn aangeschreven, zo’n 91 procent (13.570.503 mensen) heeft de kit ook daadwerkelijk gekregen en van hen minder dan 0,4 procent (ca 55.000) langs de omweg van callcentre of eurosite. Wie de bijna 1,4 miljoen mensen zijn die niets van zich hebben laten horen is nog steeds een raadsel…Hun eurokits zijn inmiddels wel uitgepakt. Want daarin voorzag het project ook.

Ruim anderhalf jaar voor de verzending van de eurokit – de definitieve besluitvorming was nog niet afgerond – meldde zich de provincie Limburg. Die bood zich aan voor de overhandiging van de eerste eurokits. Midden 2001 werd het contact geactiveerd. Overleg werd gestart over de wijze van presentatie in de ruimte waar 10 jaar daarvoor de grondslag was gelegd voor de euro. Vervolgens werd een selectie gemaakt van mensen die mogelijk als eersten in aanmerking kwamen om uit de handen van de minister van Financiën – op vertoon van hun afhaalcoupon - een eurokit te ontvangen. Het idee was een 6-jarige, een 16-jarige en zo verder tot een 106-jarige te benaderen. En daarbij een keurige verdeling te maken over mannen en vrouwen alsmede de verschillende gemeenschappen en gemeenten die Limburg kent. Dat lukte redelijk. Daarnaast werd Margreet Dolman bereid gevonden de feestelijke bijeenkomst te leiden. Zo kon op donderdag 13 december 2001 in het Gouvernement te Maastricht de lancering van de eurokit plaatsvinden onder enorme massamediale belangstelling. De dagen erna gingen miljoenen mensen langs de distributiepunten. Het chagrijn bij de kranten verdween op slag en maakte plaats voor een begin van euroforie.

Midden 2002 is er een nieuwe postzegel uitgegeven. Het Zeeuwse volkslied staat er niet correct op. Hetgeen toch de bedoeling was. Een nachtmerrie van iedereen die een multidisciplinair project onder zijn hoede heeft, is in dit geval werkelijkheid geworden. De leiders van het eurokit-project hebben elkaar steeds vergelijkbare rampen voorgehouden. Het zal toch niet gebeuren dat… Vandaar dat regelmatig alle stappen nog eens opnieuw werden nagelopen. Vandaar dat er – zoals in het geval van de verzending – omvangrijke testprogramma’s werden opgesteld. Alles werd gedaan om het oproepen van de meest voor de handliggende vraag te voorkomen: had u niet kunnen voorzien dat…? Was het misschien niet ‘over the top’, met ‘broekriem en bretels’ was het wel. Maar de kwetsbaarheid van het project voor de publieke opinie maakte het noodzakelijk.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Marcel Pruijt (DNB-BEO).